U takvim trenucima čak i jednostavne administrativne obaveze mogu delovati komplikovano. Većina ljudi se sa procedurom organizacije sahrane susreće retko, pa je sasvim razumljivo da ne zna kojim redosledom treba obaviti potrebne korake.
Zato je važno imati jasne i pouzdane informacije na jednom mestu. Dokumentacija i procedura razlikuju se u zavisnosti od okolnosti, ali i od toga gde će sahrana biti obavljena.
U ovom vodiču objašnjavamo koja dokumentacija je potrebna za organizaciju sahrane, šta porodica treba prvo da uradi nakon smrti bliske osobe, kako izgleda procedura u različitim situacijama i kojim redosledom je najbolje rešavati administrativne obaveze.
Koji je prvi dokument potreban nakon smrti?
Kada nastupi smrt bliske osobe, porodica se često prvi put susreće sa procedurom koja uključuje zdravstvenu ustanovu, lekara, matičnu evidenciju i organizaciju sahrane. Zato je važno znati da pre prikupljanja ostale dokumentacije najpre mora biti zvanično utvrđena činjenica smrti.
Jedan od ključnih dokumenata u ovom postupku jeste potvrda o smrti. Potvrda o smrti je dokument na osnovu kojeg se činjenica smrti upisuje u nadležnu matičnu evidenciju. Izdaje je zdravstvena ustanova kada je osoba preminula u njoj, odnosno nadležni doktor medicine kada je osoba preminula van zdravstvene ustanove.
Potvrda o smrti sadrži podatke neophodne za zvanično evidentiranje smrtnog slučaja, uključujući identifikacione podatke preminule osobe, vreme i mesto smrti i druge propisane informacije. Zbog toga ovaj dokument treba posmatrati kao jednu od osnovnih karika između medicinskog utvrđivanja smrti i administrativnog postupka koji nakon toga sledi.
Važno je napraviti razliku između potvrde o smrti i izvoda iz matične knjige umrlih. To nisu dva naziva za isti dokument. Potvrda o smrti predstavlja osnov za evidentiranje činjenice smrti, dok se izvod dobija na osnovu već evidentiranih podataka i može biti potreban porodici u kasnijim pravnim i administrativnim postupcima.
Koja dokumentacija je potrebna za organizaciju sahrane kada osoba premine u bolnici?
Kada osoba premine u bolnici ili drugoj zdravstvenoj ustanovi, deo postupka koji se odnosi na utvrđivanje i prijavljivanje smrti obavlja sama zdravstvena ustanova. Zbog toga se ova situacija razlikuje od slučaja kada osoba premine kod kuće.
Za osobu koja je preminula u zdravstvenoj ustanovi, vreme i uzrok smrti utvrđuju se u toj ustanovi. Zdravstvena ustanova izdaje odgovarajuću potvrdu o smrti i prijavljuje činjenicu smrti nadležnom matičaru u skladu sa propisanom procedurom.
To je važna informacija za porodicu, jer znači da članovi porodice ne treba sami da pokušavaju da utvrđuju kome se prijavljuje smrt ili da samostalno pokreću medicinski deo procedure. Nakon što zdravstvena ustanova obavi svoj deo postupka, porodica može da se usmeri na sledeće korake potrebne za organizaciju sahrane.
Pre nego što počne sa prikupljanjem dodatne dokumentacije, korisno je kontaktirati izabrano pogrebno preduzeće i proveriti koja dokumenta su potrebna baš za konkretan slučaj. Zahtevi mogu zavisiti od mesta sahrane, izabranog groblja, načina sahranjivanja, postojanja grobnog mesta i drugih okolnosti.
U ovoj fazi počinje i praktična organizacija poslednjeg ispraćaja: preuzimanje i transport pokojnika u skladu sa propisanim uslovima, dogovor oko termina i mesta sahrane, izbor pogrebne opreme i rešavanje drugih organizacionih pitanja.
Šta kada osoba premine kod kuće?
Kada osoba premine kod kuće, odnosno van zdravstvene ustanove, procedura se razlikuje od one koja se primenjuje kada smrt nastupi u bolnici. U ovakvoj situaciji prvi korak nije organizovanje prevoza pokojnika, već prijavljivanje smrti kako bi nadležni doktor medicine mogao da izvrši pregled i stručno utvrdi vreme i uzrok smrti.
Prema važećim pravilima, vreme i uzrok smrti može da utvrđuje doktor medicine. Za osobe koje su preminule van zdravstvene ustanove, nadležni organ lokalne samouprave određuje doktora medicine zaduženog za stručno utvrđivanje vremena i uzroka smrti i izdavanje potvrde o smrti.
Smrt osobe koja je preminula van zdravstvene ustanove potrebno je prijaviti nadležnom doktoru medicine. Obavezu prijavljivanja prvenstveno imaju članovi porodice sa kojima je preminula osoba živela. Propisi određuju i ko tu obavezu preuzima ako takvih članova porodice nema ili nisu u mogućnosti da prijavu izvrše.
Nadležni doktor zatim obavlja pregled preminule osobe i utvrđuje činjenice potrebne za dalje postupanje. Zakon o zdravstvenoj zaštiti predviđa da doktor određen za ovaj posao treba da izvrši neposredan pregled umrlog lica i utvrdi vreme i uzrok smrti u roku od 12 sati od primljenog poziva.
Nakon pravilnog utvrđivanja smrti izdaje se potvrda o smrti, koja predstavlja osnov za evidentiranje činjenice smrti. Tek nakon sprovođenja propisane procedure porodica može da nastavi sa narednim administrativnim i organizacionim koracima.
Postoje i situacije u kojima procedura može biti složenija. Ako doktor prilikom pregleda utvrdi povrede, posumnja na nasilnu smrt, ne može da utvrdi identitet preminule osobe ili na osnovu dostupnih medicinskih činjenica nije moguće utvrditi uzrok smrti, dužan je da obavesti nadležnu organizacionu jedinicu Ministarstva unutrašnjih poslova. U takvim okolnostima potvrda o smrti se ne izdaje dok nadležni organ ne donese odluku u vezi sa obdukcijom.
Prijava smrti i upis u matičnu evidenciju
Nakon što je smrt zvanično utvrđena, jedan od narednih koraka jeste prijava činjenice smrti i njen upis u matičnu evidenciju. Ovaj postupak je važan jer se na osnovu evidentirane smrti kasnije mogu pribaviti dokumenta potrebna za sređivanje administracije nakon smrti bliznjeg.
Način prijavljivanja zavisi i od toga gde je smrt nastupila. Kada osoba premine u zdravstvenoj ustanovi, zdravstvena ustanova ima obavezu da prijavi činjenicu smrti nadležnom matičaru. Kada smrt nastupi van zdravstvene ustanove, primenjuje se drugačija procedura, zbog čega je važno da porodica prati uputstva nadležnog lekara i institucija.
Za upis činjenice smrti posebno je potvrda o smrti, koja sadrži podatke potrebne za evidentiranje smrtnog slučaja.
Porodicama se u praksi često čini da su prijava smrti, potvrda o smrti i izvod iz matične knjige umrlih jedan isti korak. Međutim, reč je o povezanim, ali različitim delovima postupka. Najpre se smrt utvrđuje i prijavljuje. Zatim se evidentira u odgovarajućoj matičnoj evidenciji, nakon čega se mogu pribavljati dokumenta koja će biti potrebna u narednim postupcima.
Ovo je posebno važno jer administrativne obaveze porodice ne prestaju završetkom sahrane. Nakon smrti mogu uslediti ostavinski postupak, regulisanje imovine, bankovnih računa, osiguranja, penzijskih pitanja i drugih prava i obaveza preminule osobe. Zbog toga dokumentaciju koju porodica dobija tokom organizacije sahrane treba pažljivo čuvati.
Izvod iz matične knjige umrlih – zašto je važan?
Mnogima je izvod iz matične knjige umrlih prvi odgovor na pitanje koja dokumentacija je potrebna za organizaciju sahrane. To je sasvim opravdano, jer je ovo jedan od najvažnijih dokumenata. Njegova uloga nije ograničena samo na organizaciju sahrane. Može biti potreban i u različitim administrativnim i pravnim postupcima koji slede nakon smrti.
Izvod predstavlja zvanični dokument kojim se potvrđuju podaci evidentirani u matičnoj evidenciji o smrti određene osobe.
Danas je deo postupka pribavljanja izvoda moguće obaviti i elektronskim putem. Portal eUprava omogućava podnošenje zahteva za izdavanje izvoda iz matičnih knjiga, uključujući matičnu knjigu umrlih. To porodici može olakšati pojedine administrativne obaveze i smanjiti potrebu za dodatnim odlascima na šaltere.
Koja dokumenta pripremiti za organizaciju sahrane?
Jedno od najčešćih pitanja porodica jeste: „Šta sve treba da ponesemo u pogrebno preduzeće?“
Na ovo pitanje ne postoji jedan spisak koji bez izuzetka važi za svaku sahranu. Potrebna dokumentacija zavisi od okolnosti smrti, mesta na kojem je osoba preminula, mesta sahranjivanja, izabranog načina sahrane, postojanja grobnog mesta i eventualne potrebe za transportom pokojnika.
U osnovi, porodica treba da bude spremna da obezbedi dokumentaciju o preminuloj osobi i dokumentaciju nastalu nakon utvrđivanja smrti. Takođe, neophodno je obezbediti i identifikaciona dokumenta osobe koja obavlja potrebne administrativne poslove.
U zavisnosti od konkretnog slučaja, dodatna dokumentacija može biti potrebna u vezi sa grobnim mestom, kremacijom, ostvarivanjem prava na naknadu pogrebnih troškova ili drugim posebnim zahtevima.
Zbog toga je mnogo korisnije prvo kontaktirati pogrebno preduzeće nego unapred pokušavati da prikupite svaki dokument za koji pretpostavljate da bi mogao biti potreban.
Posebno treba obratiti pažnju na situacije u kojima se pokojnik transportuje iz jednog grada u drugi ili iz inostranstva u Srbiju. Tada standardnoj dokumentaciji mogu biti pridružene dodatne dozvole i dokumenti potrebni za transport.
Isto važi i za slučajeve u kojima postoje posebne okolnosti smrti ili zahtevi porodice. Zato je korisno već prilikom prvog razgovora sa pogrebnim preduzećem navesti:
- gde je osoba preminula;
- gde treba da bude sahranjena;
- da li postoji grobno mesto;
- da li je potreban transport pokojnika;
- da li porodica želi klasičan ukop ili kremaciju;
- da li je pokojnik bio korisnik penzije, ukoliko će se podnositi zahtev za odgovarajuću naknadu.
Na osnovu tih podataka mnogo je lakše utvrditi šta je zaista potrebno, bez dodatnog administrativnog opterećenja porodice.
Cilj dobre organizacije nije samo da se sva dokumentacija prikupi, već da se to uradi pravim redosledom i bez nepotrebnog gubljenja vremena u periodu kada porodici treba što više podrške i što manje dodatnih obaveza.
Dokumentacija za naknadu pogrebnih troškova
Pored organizacije samog poslednjeg ispraćaja, porodica treba da proveri da li u konkretnom slučaju postoji mogućnost ostvarivanja naknade pogrebnih troškova. Ovo pitanje je naročito značajno kada je preminula osoba bila korisnik penzije.
Važno je, međutim, razlikovati dokumentaciju koja je potrebna za samu organizaciju sahrane od dokumentacije koja se kasnije podnosi radi ostvarivanja određenog prava. To su povezani, ali administrativno različiti postupci.
Za ostvarivanje naknade potrebno je dokazati činjenicu smrti, identitet odnosno svojstvo podnosioca i troškove koji su nastali u vezi sa sahranom, u skladu sa uslovima nadležne institucije. Zbog toga je posebno važno da osoba koja snosi troškove sačuva račun i ostalu relevantnu dokumentaciju pogrebnog preduzeća.
Dokumentacija koja se zahteva može zavisiti od osnova po kojem se pravo ostvaruje. Imajući ovo u vidu nije preporučljivo oslanjati se na stare spiskove dokumenata ili iskustvo druge porodice, jer se uslovi i administrativne procedure mogu menjati.
Pre podnošenja zahteva treba proveriti aktuelne informacije kod nadležne institucije. Zatim, utvrditi da li podnosilac ispunjava uslove, koji dokumenti se zahtevaju i na koji način se zahtev predaje. Ovaj korak je najbolje proveriti što ranije tokom organizacije sahrane, upravo zato da bi svi potrebni računi i dokumenti bili pravilno sačuvani.
Za pogrebno preduzeće važna je i savetodavna uloga. Porodica koja se prvi put susreće sa ovim postupkom često ne zna koje dokumente treba da zadrži niti gde se određeni zahtev podnosi. Jasno objašnjenje procedure može značajno da smanji dodatni stres.
Koja dokumentacija je potrebna za organizaciju sahrane kada je osoba preminula u inostranstvu?
Postupak u slučaju smrti u inostranstvu znatno je složeniji. Pored dokumentacije koja potvrđuje smrt, potrebno je organizovati i prevoz pokojnika za Srbiju.
Za prenos posmrtnih ostataka iz inostranstva u Srbiju neophodna je odgovarajuća sprovodnica. Zahtev se podnosi nadležnom diplomatsko-konzularnom predstavništvu Republike Srbije, a potrebna dokumentacija zavisi od konkretnog slučaja.
Među dokumentima koji mogu biti potrebni nalaze se dokument pokojnika, dokument o smrti, lekarski izveštaj o uzroku smrti, dozvola za transport koju izdaje nadležni organ zemlje u kojoj je osoba preminula i drugi dokumenti predviđeni procedurom.
Kod ovakvih slučajeva posebno je korisno angažovati pogrebno preduzeće sa iskustvom u međunarodnom transportu, jer porodica istovremeno mora da koordinira procedure u dve ili više država.
Najčešće greške prilikom prikupljanja dokumentacije
Najčešći problem nije nužno nedostatak nekog dokumenta, već pokušaj porodice da obavi korake pogrešnim redosledom.
Na primer, potvrda o smrti ima centralnu ulogu u evidentiranju smrti, pa bez prethodno sprovedene procedure nije moguće jednostavno preći na sve naredne administrativne korake.
Druga česta poteškoća nastaje kada porodica koristi informacije koje se odnose na drugi grad ili drugačiju situaciju.
Procedura nakon smrti u bolnici nije potpuno ista kao nakon smrti kod kuće, a međunarodni transport predstavlja zasebnu kategoriju.
Zato je najbolje odmah utvrditi tri informacije: gde je osoba preminula, gde će biti sahranjena i da li je potreban transport pokojnika. Na osnovu njih može se preciznije odrediti dokumentacija i redosled postupaka.
Može li pogrebno preduzeće pomoći oko dokumentacije?
Da. Upravo je to jedna od najznačajnijih prednosti angažovanja iskusnog pogrebnog preduzeća.
Porodica se u većini slučajeva prvi put susreće sa ovim procedurama. Profesionalna pogrebna služba, sa druge strane, svakodnevno koordinira administrativne i organizacione korake.
Pogrebno preduzeće Drnda Internacional pored bogatog izbora pogrebne opreme, pruža i usluge kompletne organizacije sahrane, uključujući sređivanje dokumentacije i međunarodni prevoz pokojnika.
Kada vam je potrebna pomoć, dovoljno je da napravite prvi korak i kontaktirate stručni tim Drnda Internacional. Telefon pogrebne službe dostupan je 24 časa, 7 dana u nedelji.
Najčešća pitanja
Ko izdaje potvrdu o smrti?
Ako je osoba preminula u zdravstvenoj ustanovi, potvrdu o smrti izdaje zdravstvena ustanova. Ako je smrt nastupila van zdravstvene ustanove, potvrdu izdaje lekar koji je utvrdio smrt.
Da li je potreban izvod iz matične knjige umrlih?
Izvod iz matične knjige umrlih koristi se u različitim administrativnim postupcima nakon smrti. Zahtev za izvod moguće je podneti i elektronski putem portala eUprava pod propisanim uslovima.
Da li je procedura ista ako osoba premine kod kuće?
Ne. Kod smrti van zdravstvene ustanove potrebno je prijaviti smrt nadležnom lekaru radi utvrđivanja činjenice smrti.
Šta je potrebno kada osoba premine u inostranstvu?
Međunarodni transport zahteva dodatnu dokumentaciju i odgovarajuću sprovodnicu. Konkretan spisak zavisi od države smrti i okolnosti slučaja.
Može li pogrebno preduzeće srediti dokumentaciju?
Profesionalno pogrebno preduzeće može pomoći porodici u administrativnim i organizacionim postupcima. Drnda Internacional među svojim uslugama navodi sređivanje dokumentacije i kompletnu organizaciju sahrane.
