Bez odgovarajuće dokumentacije međunarodni transport posmrtnih ostataka ne može se posmatrati kao običan prevoz iz jedne države u drugu. Potrebno je ispuniti zahteve države u kojoj je smrt nastupila, države odredišta, a u određenim slučajevima i država kroz koje transport prolazi.
Jedan od najvažnijih dokumenata u ovom postupku jeste sprovodnica za prevoz pokojnika. Imajući ovo u vidu, u nastavku objašnjavamo šta je sprovodnica, ko je izdaje, koja dokumentacija može biti potrebna i kako izgleda postupak organizacije međunarodnog prevoza pokojnika.
Šta je sprovodnica za prevoz pokojnika?
Sprovodnica za prevoz pokojnika je službeni dokument potreban za prenos posmrtnih ostataka iz inostranstva u Srbiju. Njena svrha je da omogući da se transport pokojnika obavi u skladu sa propisanom procedurom i da nadležni organi imaju potrebne podatke o preminuloj osobi, mestu sahrane i planiranom transportu. Ministarstvo spoljnih poslova Republike Srbije navodi da je za prenos posmrtnih ostataka iz inostranstva u Srbiju potrebno pribaviti sprovodnicu Republike Srbije.
Važno je napraviti razliku između sprovodnice i ostale dokumentacije koja prati smrtni slučaj. Izvod iz matične knjige umrlih potvrđuje činjenicu smrti, lekarski izveštaj sadrži podatke o uzroku smrti, dok dozvola koju izdaje država u kojoj je smrt nastupila omogućava iznošenje odnosno transport posmrtnih ostataka prema njenim propisima.
Upravo zbog toga pribavljanje jednog dokumenta ne znači da je kompletna procedura međunarodnog transporta završena. Za izdavanje sprovodnice prilaže se više dokumenata. Pri čemu se, dokumentacija može razlikovati u zavisnosti od države. Tako se, na primer, u Nemačkoj i Austriji među dokumentima pojavljuje Leichenpass, dok druge države imaju svoje nazive i administrativne postupke. Zbog toga je kod međunarodnog prevoza pokojnika važno proveravati proceduru upravo za državu iz koje se transport organizuje.
Kada je potrebna sprovodnica?
Sprovodnica je potrebna kada se obavlja transport pokojnika iz inostranstva u Srbiju. To znači da ovaj prevoz ne treba organizovati kao običan putnički ili teretni transport. Pre polaska potrebno je završiti odgovarajuću administrativnu proceduru i pribaviti dokumentaciju koja prati posmrtne ostatke.
Sprovodnica je potrebna i kada se u Srbiju prenosi urna sa pepelom preminule osobe. U tom slučaju Ministarstvo spoljnih poslova navodi da se uz potrebnu dokumentaciju prilaže i potvrda o kremaciji.
Poseban slučaj predstavlja situacija kada Srbija nije krajnje odredište. Ako će pokojnik biti sahranjen u trećoj zemlji, ali ruta prevoza prolazi preko teritorije Republike Srbije, potrebno je pribaviti tranzitnu sprovodnicu Republike Srbije. Za njeno izdavanje potrebna je i sprovodnica države u kojoj će pokojnik biti sahranjen.
Zbog toga je kod međunarodnog transporta važno unapred znati odakle se pokojnik prevozi, gde će biti sahranjen i kroz koje države prolazi planirana ruta. Ti podaci nisu samo logistički detalji, već su deo su dokumentacije, jer se u zahtevu za sprovodnicu navode mesto sahrane i put kojim će transport biti izvršen.
Porodicama se zato savetuje da proceduru provere pre organizovanja samog prevoza. Pravila i dodatna dokumentacija mogu da zavise od države u kojoj je smrt nastupila, zbog čega je dobro uključiti pogrebno preduzeće koje ima iskustva sa međunarodnim transportom pokojnika.
Ko izdaje sprovodnicu za prevoz pokojnika?
Kada se posmrtni ostaci prenose iz inostranstva u Srbiju, zahtev za izdavanje sprovodnice podnosi se diplomatsko-konzularnom predstavništvu Republike Srbije. U zavisnosti od države i konzularnog područja, postupak se obavlja preko nadležne ambasade, generalnog konzulata odnosno konzularnog odeljenja.
Zahtev ne mora nužno da podnosi samo član porodice. Prema informacijama Ministarstva spoljnih poslova, zahtev može podneti rodbina ili pogrebno preduzeće ovlašćeno za transport posmrtnih ostataka.
Posebno se preporučuje angažovanje stručnjaka. Naime, dobijanje sprovodnice uključuje komunikaciju sa institucijama u državi u kojoj je osoba preminula, pribavljanje lokalnih dokumenata, komunikaciju sa diplomatsko-konzularnim predstavništvom Srbije, a zatim i organizovanje samog prevoza. Zbog toga se savetuje da čitav postupak prepustite pogrebnog preduzeću koje se bavi međunarodnim pogrebnim uslugama.
Iskusna služba može pomoći porodici da utvrdi koja dokumentacija je potrebna, kome se podnosi i kojim redosledom treba završavati administrativne korake, kako bi transport mogao da bude organizovan bez nepotrebnih zastoja.
Koja dokumenta su potrebna za dobijanje sprovodnice?
Tačna dokumentacija može zavisiti od države u kojoj je smrt nastupila i konkretnog slučaja, pa je pre početka postupka potrebno proveriti zahteve nadležnog diplomatsko-konzularnog predstavništva.
Prema opštim informacijama Ministarstva spoljnih poslova Srbije, za izdavanje sprovodnice se u originalu prilažu:
- pasoš preminule osobe;
- zahtev rodbine ili pogrebnog preduzeća ovlašćenog za transport;
- izvod iz matične knjige umrlih koji je izdao nadležni organ zemlje prijema;
- lekarski izveštaj o uzroku smrti;
- dozvola nadležnog organa zemlje prijema za prenos tela u inostranstvo;
- potvrda o obezbeđenom grobnom mestu u Srbiji ako je preminula osoba strani državljanin;
- u posebnim epidemiološkim okolnostima može biti potrebna dodatna saglasnost nadležnog organa Srbije.
Važno je naglasiti da lokalni zahtevi mogu biti detaljniji. Na primer, konzularna predstavništva mogu tražiti određenu formu stranog izvoda, overu ili druge podatke koji zavise od zemlje. Ambasada Srbije u Londonu, recimo, za britanski ili irski izvod navodi i Apostille, dok se zahtevi drugih predstavništava razlikuju prema lokalnim dokumentima i procedurama.
Da li je sprovodnica za prevoz pokojnika isto što i izvod iz matične knjige umrlih?
Ne. Sprovodnica i izvod iz matične knjige umrlih nisu isti dokument i imaju različitu svrhu.
Izvod iz matične knjige umrlih potvrđuje da je smrt osobe zvanično evidentirana kod nadležnog organa. On sadrži osnovne podatke o preminuloj osobi i činjenici smrti. Samim tim, predstavlja jedan od ključnih dokumenata koji se koriste u daljoj administrativnoj proceduri.
Sprovodnica, sa druge strane, odnosi se na dozvolu za prenos posmrtnih ostataka, odnosno na postupak međunarodnog transporta pokojnika.
Upravo zato izvod iz matične knjige umrlih nije zamena za sprovodnicu. Naprotiv, Ministarstvo spoljnih poslova Republike Srbije navodi izvod iz matične knjige umrlih koji izdaje nadležni organ države u kojoj je osoba preminula među dokumentima koji se dostavljaju prilikom pribavljanja sprovodnice za prenos posmrtnih ostataka u Srbiju.
Drugim rečima, ova dva dokumenta funkcionišu zajedno, ali svaki ima drugačiju ulogu.
Šta je tranzitna sprovodnica?
Tranzitna sprovodnica je dokument koji je potreban kada se posmrtni ostaci prevoze preko teritorije Republike Srbije, ali Srbija nije država u kojoj će pokojnik biti sahranjen.
To znači da je krajnje odredište transporta može biti treća država, dok se Srbija nalazi samo na planiranoj ruti prevoza.
Ministarstvo spoljnih poslova Republike Srbije navodi da je, kada će osoba biti sahranjena u trećoj zemlji, a transport se obavlja preko teritorije Srbije, potrebno pribaviti tranzitnu sprovodnicu Republike Srbije. Uz ostalu dokumentaciju potrebno je priložiti i sprovodnicu države u kojoj će pokojnik biti sahranjen.
Ova procedura pokazuje zašto kod međunarodnog transporta nije dovoljno proveriti propise samo države polaska i države odredišta.
Da li je sprovodnica potrebna za urnu?
Da. Za prenos urne sa pepelom preminule osobe u Srbiju takođe je potrebna sprovodnica.
Ovo je informacija koja porodice ponekad iznenadi, jer pretpostavljaju da se dokumentacija za međunarodni prevoz odnosi samo na transport tela u kovčegu. Međutim, Ministarstvo spoljnih poslova Republike Srbije izričito navodi da je za prenos urne u Srbiju potrebna sprovodnica, uz odgovarajuću dokumentaciju i potvrdu o kremaciji.
Kremacija, dakle, menja oblik u kojem se posmrtni ostaci prenose, ali ne ukida automatski administrativni postupak njihovog međunarodnog prenosa.
Da li je prenos urne administrativno jednostavniji?
Fizička organizacija transporta urne može biti drugačija od prevoza pokojnika u kovčegu. Ipak, to ne znači da porodica treba da krene na put bez prethodne provere dokumentacije.
Pre međunarodnog prenosa potrebno je utvrditi:
- koja dokumenta izdaje država u kojoj je kremacija obavljena;
- koja dokumentacija je potrebna za srpsku sprovodnicu;
- da li su potrebne dodatne overe ili prevodi;
- postoje li posebni zahtevi prevoznika ili države tranzita.
Posebno treba biti oprezan kod putovanja avionom, jer pored državnih propisa mogu postojati i pravila konkretne avio-kompanije o načinu pakovanja i prevoza urne.
Kako izgleda postupak dobijanja sprovodnice?
Iako konkretan postupak zavisi od države, osnovna logika procedure može se predstaviti kroz nekoliko faza.
1. Evidentiranje smrti i pribavljanje medicinske dokumentacije
Nakon smrti najpre se sprovode postupci koje zahteva država u kojoj je osoba preminula. Potrebno je pribaviti odgovarajuću dokumentaciju o smrti i uzroku smrti.
2. Pribavljanje lokalnih dokumenata
Sledi pribavljanje izvoda iz matične knjige umrlih i dokumenta kojim nadležni organ države u kojoj se pokojnik nalazi dozvoljava transport u inostranstvo.
Naziv i procedura izdavanja ovog dokumenta razlikuju se od zemlje do zemlje.
3. Priprema zahteva za sprovodnicu
Porodica ili ovlašćeno pogrebno preduzeće priprema zahtev. U njemu se navode informacije potrebne za transport, uključujući mesto sahrane i planiranu rutu.
4. Podnošenje zahteva nadležnom predstavništvu Srbije
Dokumentacija se dostavlja nadležnoj ambasadi ili konzulatu Republike Srbije.
5. Izdavanje sprovodnice
Kada su ispunjeni potrebni uslovi, izdaje se sprovodnica, nakon čega se međunarodni transport može realizovati u skladu sa propisima i odobrenom dokumentacijom.
Koliko traje dobijanje sprovodnice?
Ne postoji jedno univerzalno vreme koje važi za svaki slučaj.
Trajanje zavisi od toga koliko brzo mogu biti pribavljeni dokumenti u zemlji u kojoj je nastupila smrt, da li je dokumentacija potpuna, da li su potrebne dodatne overe ili saglasnosti i kakva je procedura nadležnog diplomatsko-konzularnog predstavništva.
Na primer, Generalni konzulat Srbije u Herceg Novom navodi da se, kada nije reč o određenim zaraznim bolestima i podnosilac poseduje kompletnu potrebnu dokumentaciju, sprovodnica za prevoz pokojnika izdaje odmah po dostavljanju kompletne dokumentacije. To, međutim, ne treba generalizovati na sve države i konzulate.
Zato je jedan od najvažnijih načina da se izbegnu nepotrebna odlaganja – od početka prikupiti tačne dokumente za konkretnu državu i konkretno diplomatsko-konzularno predstavništvo.
Ko može organizovati međunarodni prevoz pokojnika?
Međunarodni prevoz pokojnika zahteva više od samog vozila. Potrebno je koordinirati administrativnu proceduru, lokalne nadležne organe, konzularno predstavništvo, dokumentaciju i samu organizaciju transporta. Zbog toga se porodice često odlučuju za angažovanje pogrebnog preduzeća specijalizovanog za međunarodni prevoz pokojnika.
Jedno od vodećih ne samo kod nas, već i u regionu je pogrebno preduzeće Drnda Internacional sa višedecenijskim iskustvom u prevozu pokojnika, kao i kompletnoj organizaciji i pribavljanju dokumentacije.
Za porodicu je to posebno značajno, jer će se administrativne obaveze rešiti u periodu kada joj je najmanje potreban bilo kakav zastoj.
Najčešće greške prilikom organizovanja prevoza pokojnika
Kada se smrtni slučaj dogodi u inostranstvu, porodica se nalazi pod velikim emocionalnim pritiskom, a istovremeno mora brzo da donese niz odluka. Upravo u takvim okolnostima mogu nastati administrativne greške koje dodatno komplikuju organizaciju transporta.
Izvod iz matične knjige umrlih dovoljan za prevoz pokojnika preko granice
Ovo je najčešća greška. Za prenos posmrtnih ostataka iz inostranstva u Srbiju potrebno je pribaviti sprovodnicu Republike Srbije, dok se izvod iz matične knjige umrlih nalazi među dokumentima koji se prilažu za njeno izdavanje.
Prikupljanje dokumentacije bez prethodne provere
Druga greška jeste oslanjanje na univerzalnu listu dokumenata pronađenu na internetu.
Osnovna procedura može biti slična, ali lokalna dokumentacija nije identična u svakoj državi. Zbog toga pre prikupljanja dokumenata treba proveriti zahteve nadležnog diplomatsko-konzularnog predstavništva.
Organizovanje transporta pre kompletiranja dokumentacije
Porodica ponekad želi da što pre odredi datum dolaska pokojnika u Srbiju. To je potpuno razumljivo, ali precizan termin transporta ne treba planirati bez uvida u administrativnu proceduru.
Ako nedostaje dokument, ako je potrebno pribaviti dodatnu potvrdu ili ako određeni dokument nije izdat u odgovarajućem obliku, transport može biti odložen.
Zanemarivanje planirane rute
Kod međunarodnog prevoza nije važna samo početna i krajnja tačka. U zahtevu za sprovodnicu navodi se i kojim putem će transport biti izvršen. Ako se pokojnik prevozi preko više država, potrebno je proveriti uslove koji se odnose na planiranu rutu.
Pretpostavka da za urnu nije potrebna sprovodnica
Još jedna potencijalna greška jeste mišljenje da kremirani posmrtni ostaci mogu biti preneti bez iste vrste administrativne provere.
Za prenos urne u Srbiju takođe je potrebna sprovodnica, a uz propisanu dokumentaciju prilaže se i potvrda o kremaciji.
Prevoz pokojnika iz Nemačke, Austrije i Švajcarske – zašto se dokumentacija razlikuje?
Nemačka, Austrija i Švajcarska spadaju među države iz kojih porodice u Srbiji često organizuju međunarodni prevoz pokojnika. Iako je cilj u svakom slučaju isti, dostojanstven i propisno dokumentovan transport u Srbiju, procedura nije potpuno identična u sve tri države.
Razlog je jednostavan: srpska sprovodnica izdaje se prema pravilima Republike Srbije, ali dokumenti koji prethodno moraju biti pribavljeni nastaju pred organima države u kojoj je osoba preminula.
Svaka država ima sopstvene institucije, obrasce i administrativne postupke. Samim tim, ne treba se oslanjati na prethodno iskustvo, niti savete drugih porodica. Za međunarodni prevoz pokojnika uvek treba proveriti pravila države u kojoj je smrt nastupila i aktuelne zahteve nadležnog diplomatsko-konzularnog predstavništva Republike Srbije.
Zašto je profesionalna pomoć važna kada se pribavlja sprovodnica?
Pribavljanje sprovodnice na prvi pogled može izgledati kao jednostavan administrativni zadatak: prikupiti nekoliko dokumenata, podneti zahtev i organizovati transport. U praksi je proces složeniji zato što dokumentacija nastaje pred različitim institucijama i često u dve ili više država. Porodica istovremeno može komunicirati sa zdravstvenom ustanovom, matičnom službom, lokalnim organima, pogrebnim preduzećem i diplomatsko-konzularnim predstavništvom Republike Srbije.
Svaka nepotpuna ili pogrešno shvaćena stavka može dovesti do dodatnog odlaska u instituciju ili odlaganja narednog koraka. Upravo zato je najbolje čitav posao prepustiti pogrebnom preduzeću.
Pogrebna služba koja ima iskustva sa međunarodnim prevozom pokojnika poznaje zakonske regulative i propise različitih zemalja. Takođe, poseduje vozila koja se atestirana za prevoz u drugim državama. Time je je zagarantovano da će prevoz obaviti u najkraćem roku i bez dodatnog stresa za porodicu.
Ako je vašu porodicu zadesiom smrtni slučaj u inostranstvu, kontaktirajte tim Drnda Internacional. Jedan poziv dovoljan je da dobijete jasne informacije i pomoć u organizaciji prevoza.
Neke trenutke ne možemo učiniti lakim, ali možemo učiniti da briga o dokumentaciji i organizaciji ne bude još jedan teret za porodicu.
Najčešća pitanja
Ko izdaje sprovodnicu za prevoz pokojnika?
Za prenos posmrtnih ostataka iz inostranstva u Srbiju zahtev za sprovodnicu podnosi se diplomatsko-konzularnom predstavništvu Republike Srbije.
Može li pogrebno preduzeće podneti zahtev?
Da. Ministarstvo spoljnih poslova među potrebnom dokumentacijom navodi zahtev rodbine ili pogrebnog preduzeća ovlašćenog za transport posmrtnih ostataka.
Da li je sprovodnica potrebna za urnu?
Da. Za prenos urne u Srbiju takođe je potrebna sprovodnica, uz potvrdu o kremaciji i odgovarajuću dokumentaciju.
Šta je tranzitna sprovodnica?
To je dokument potreban kada se posmrtni ostaci prevoze preko teritorije Srbije radi sahrane u trećoj državi, u situacijama koje opisuje Ministarstvo spoljnih poslova.
Da li porodica mora sama da pribavlja dokumentaciju?
Ne nužno. U postupku može učestvovati ovlašćeno pogrebno preduzeće, što je posebno korisno kada je potrebno koordinirati dokumentaciju i međunarodni transport.
Da li su pravila ista za svaku zemlju?
Ne u potpunosti. Osnovni zahtevi Republike Srbije postoje, ali dokumentacija i postupak u državi u kojoj je nastupila smrt mogu se razlikovati. Zato konkretne zahteve treba proveriti kod nadležnog diplomatsko-konzularnog predstavništva.
